Om aan onze publieke taak te kunnen voldoen en herleidbaarheid van ons handelen te borgen is het van groot belang om onze interne informatiehuishouding op orde te hebben. Daarbij dient deze onder andere te voldoen aan eisen zoals gesteld in de archiefwet. Cruciaal hierbij is dat de interne informatiehuishouding middels systemen wordt gefaciliteerd.
Om aan onze publieke taak te kunnen voldoen en herleidbaarheid van ons handelen te garanderen is het onze taak de informatie digitaal duurzaam toegankelijk aan te bieden aan de samenleving. De wijze van het beheren, opslaan en beschikbaar stellen van deze informatie is geregeld in wetgeving en in verordeningen, zoals Wet Openbaar Bestuur en Archiefwet 1995. Duurzaam toegankelijk wil zeggen dat informatie vanaf het moment van ontstaan vindbaar en bruikbaar is voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang noodzakelijk is. In Overijssel bouwt een aantal overheden samen aan een duurzaam digitaal depot waarin alle overheden in de provincie hun te bewaren digitale bestanden kunnen onderbrengen en bereikbaar houden. We zijn aangesloten bij dit eDepot om onze te bewaren archieven bij Historisch Centrum Overijssel onder te brengen en duurzaam toegankelijk te maken.
Context
Acties
- Wij starten met de aanpassing van processen, zodat bij documentcreatie rekening wordt gehouden met publicatie.
- Wij verzorgen de gunning voor de vervanging van ons documentmanagement- en archiefsysteem EDO en starten de implementatie van het nieuwe systeem.
- Wij verbeteren de kwaliteit van het digitaal informatiebeheer door invoering van een kwaliteitssysteem op basis van de handreiking voor decentrale overheden.
Toelichting op voortgang
De digitale toegankelijkheid van documenten die op het internet worden gepubliceerd, is verbeterd. Dit is van belang voor visueel gehandicapten die kennis willen nemen van de informatie die door Overijssel wordt verstrekt. De verbetering bestaat onder meer uit dat documenten nu ook automatisch voorgelezen kunnen worden.
In 2018 heeft de aanbesteding voor een documentmanagement- en archiefsysteem niet geleid tot gunning, zoals eerder gerapporteerd. Er is voor het vervolg een andere insteekgekozen, namelijk door het bestek op te delen in kleinere onderdelen. Een nieuwe marktverkenning heeft uitgewezen dat deze opdeling een grote kans geeft op aanbiedingen. Momenteel wordt de aanbesteding voorbereid voor publicatie in 2019.
Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Overijssel (KIO) is opgeleverd en in het tweede kwartaal van 2018 overgedragen aan de lijnorganisatie. KIO draagt bij aan het continu verbeteren van de kwaliteit van informatiebeheer, met name in de processen van documentaire informatievoorziening en archivering.
Financiën
Voor de financiële toelichting, zie beleidsdoel.
Basisinformatie
Verantwoordelijk portefeuillehouder:
Andries Heidema
Rol provincie:
Wij zijn investeerder en uitvoerder.
Looptijd prestatie:
Niet structureel. Eindigt naar verwachting in 2019
Relatie met reserve Natuurnetwerk Nederland / Kwaliteit van Overijssel:
Nee.