De aansluiting van gemeenten, waterschappen, openbare lichamen en de provincie Overijssel op de gemeenschappelijke e-Depotvoorziening van het Historisch Centrum Overijssel is sinds 2016 mogelijk. Anders dan in andere provincies is in verreweg de meeste Overijsselse gemeenten geen archivaris benoemd. Dit vereist een grotere inzet vanuit de provincie.
Wij hebben de wettelijke taak van archieftoezicht. Hiermee dragen wij bij aan een goede informatiehuishouding bij de overheid.
Context
Acties
- Wij voeren het toezicht uit op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Daarvoor leggen wij inspectiebezoeken af aan gemeenten, openbare lichamen en een waterschap (ongeveer 15 per jaar). Ook dit jaar leggen wij het accent op de kwaliteit van duurzame digitale archivering.
- Wij zetten de samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) voort. Het betreft samenwerking met de gemeentelijk archiefinspecteur van het HCO, die voor ongeveer acht Overijsselse gemeenten werkzaamheden verricht. Resultaten van inspectiebezoeken en toezichtrapportages worden over en weer gedeeld.
- Wij organiseren samen met het HCO opnieuw drie informatiebijeenkomsten om kennis te delen over actuele onderwerpen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Als platform hiervoor kennen wij het Archiefberaad Overijssel (15 leden van gemeenten, openbare lichamen, een waterschap en de Universiteit Twente) en de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD). De OCDD, met vertegenwoordigers van het merendeel van de gemeenten, openbare lichamen en het waterschap Vechtstromen richt zich vooral op het e-Depot van het HCO.
Toelichting op voortgang
Kennisdeling stond centraal tijdens drie bijeenkomsten van het Archiefberaad Overijssel in 2018. Belangrijke thema's die o.a. aan de orde zijn geweest: 1. de gevolgen van blockchain voor archieftoezicht naar aanleiding van de afstudeerscriptie van uw provinciearchivaris, 2. de ontwikkeling van het e-Depot bij het HCO en 3. de vormgeving van het informatiebeheer bij de Omgevingsdienst Twente.
Verder zijn twee werkbijeenkomsten georganiseerd met de benoemde archivarissen in de provincie en is samen met het Expertisecentrum Deelnemingen een informatiebijeenkomst georganiseerd voor de verbonden partijen van de provincie Overijssel, met als onderwerp hoe kan worden voldaan aan de eisen van de archiefwetgeving.
De ontwikkeling van het e-Depot komt in een ander perspectief te staan nu het Historisch Centrum Overijssel (HCO) als gevolg van de wet Markt en Overheid, en op aangeven van de minister van OCW, niet langer diensten aan derden meer mag verrichten. Om deze reden is besloten de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD) niet langer te laten voortbestaan. Dit heeft ook gevolgen voor de positie van de provincie Overijssel ten opzichte van het HCO.
Financiën
Geen afwijking.
Basisinformatie
Verantwoordelijk portefeuillehouder:
Andries Heidema
Rol provincie:
Wij hebben de wettelijke rol van toezichthouder.
Looptijd prestatie:
Structureel.
Relatie met reserve Natuurnetwerk Nederland / Kwaliteit van Overijssel:
Nee.